In 2020 is een bundeling van de operationele beheerafspraken tussen de vervoerders, loketten en de beheerorganisatie DOVA OV-data vastgelegd in het document Beheerafspraken loketten, DOVA OV-data en vervoerders. Het document is vastgesteld in het vervoerders- en lokettenoverleg van 10 september 2020. Dit document beschrijft o.a. de processen rondom wijzigingen in datastandaarden (bijvoorbeeld BISON of spoor InfoPlus), maar ook wijzigingen in omvang (aantal berichten en frequentie), verzendmechanisme, fysieke verbindingen, bronsystemen en inhoudelijke kwaliteit.
Proces
Vervoerders, DOVA OV-data en NDOV-loketten melden iedere voorgenomen wijziging die gevolgen kan hebben voor de te leveren datasets aan via onderstaand wijzigingsformulier. Dit gebeurt minimaal 4 weken voor de gewenste wijzigingsdatum bij een beperkte wijziging en minimaal 6 maanden voor geplande in productiename bij een grote wijziging.
Na ontvangst van onderstaand formulier zet de changemanager bij DOVA OV-data de actie door naar de betreffende partijen en zorgt voor communicatie over de voortgang. Mail ovdata@dova.nu voor vragen over het proces of voortgang en noteer 'changemanagement' in de onderwerpregel van het bericht.