De week van
Hi, mijn naam is Myrthe Wanders. Sinds juni 2024 ben ik de Office Manager van Samenwerkingsverband DOVA. Ik ben verantwoordelijk voor de faciliteiten op onze OV-Campus als ook het reilen en zeilen van het secretariaat. Mijn taken zijn heel verschillend en betreffen onder andere het bestellen van lunches en kantoorartikelen, managen van de facilitaire zaken, deelname aan een aantal werkgroepen, maar bijvoorbeeld ook het meedenken over het inrichten van de 4e verdieping, waarmee de OV-Campus uitgebreid gaat worden. Ik werk 3 dagen per week (ma, woe, vrij) en werk dan ook graag op kantoor.
Hierbij een overzicht van mijn week:
Maandag
Ik probeer om 8u – 8.15u op kantoor te zijn, lukt niet altijd want ik heb een dochter van 2,5 jr. Samen racen we ons door de vroege ochtend om aangekleed, gevoed en schoon haar naar de opvang te brengen en mij naar mijn werk te krijgen.
Als ik aankom op kantoor, schuif ik mijn naam op het BHV-teambord naar aanwezig en loop ik naar mijn werkplek. Ik open rustig mijn laptop en loop mijn mailbox door. Ik schrijf de to-do’s op die uit mijn mail naar voren komen. Om 9u heb ik een Bila met Ineke van der Werf, Hoofd Bedrijfsvoering, om even de komende week te bespreken en samen beslissingen te maken over zaken die voor ons liggen.
Eens in de twee weken loop ik mijn bestellijsten door en kijk naar de voorraad in de secretariaatskast, de koel- en voorraadkast. Indien er iets op is of laag in voorraad dan zorg ik voor het bijbestellen. Zodat er bijvoorbeeld voldoende melk in de koelkast en voorraadkast ligt om de OV-Campus de komende tijd van genoeg cappuccino, café latte, koffie verkeerd etc. te voorzien.
Ik check de zaalreserveringen of er lunches of borrels op de planning staan. Zo ja, dan bestel ik de lunches bij onze leverancier, De Keuken van Thijs en bestel zaken voor de borrels dan ook gelijk.
Op maandag heb ik vaak veel overleggen op mijn kalender staan, omdat veel collega’s op maandag op kantoor zijn. We kunnen dan met elkaar overleggen en zaken doorspreken. Tussen de vergaderingen door probeer ik mijn mailbox bij te houden en wat taakjes gedaan te krijgen.
Tegen 17/17.15u heb ik alles ingepakt en sta ik klaar om te vertrekken richting huis. Ik loop nog één rondje over de OV-Campus om te kijken of alles er netjes bij staat en of er nog collega’s zitten. Ik laat aan de ‘fanatieke laat werkers’ weten of er nog collega’s aan het werk zijn, zodat zij weten als ze gaan afsluiten, of de OV-Campus al leeg is of niet.
Ik veeg mijn BHV-teambord naam weer op afwezig en laat de deur goed in het slot vallen.
Op naar mijn kleintje die staat te springen om samen met mij weer lekker te gaan eten deze avond.
Woensdag
Ook vandaag probeer ik weer tussen 8 en 8.15u op kantoor te zijn. Ik start op met mijn ontbijtje achter mijn laptop en drink rustig mijn kop koffie terwijl ik mijn inbox doorkijk.
Ik kan nog lekker even wat werk verzetten voordat het volgende overleg zich weer aandient.
Elke maand hebben we secretariaat werkoverleg. Binnen dit overleg bespreken we wat van belang is voor ons als secretariaat. Dit keer bespreken we onder anderen dat we met de receptionisten van de OV-campus, samen met BIJ12, een receptionisten BHV-Cursus gaan volgen. Ook kijken we hoe wij meer BHV-leden kunnen krijgen op de OV-campus. Uitkomst is dat binnen CROW een uitvraag wordt gedaan en dat twee leden van het secretariaat zich aanmelden voor de BHV. Er zijn tijdens de vakantieperiode enkele openstaande receptiediensten en deze proberen we samen op te pakken.
We besteden ook altijd aandacht aan de bezetting van het secretariaat voor de komende maand en welke evenementen of gebeurtenissen ons te wachten staan. Als er zaken zijn die we nog moeten delen met elkaar doen we dat tijdens dit overleg.
Er is binnenkort iemand jarig dus na het werkoverleg zorg ik ervoor dat er een kaartje klaarligt om straks op de bus te doen.
Verder loop ik om 13u samen met de collega’s van onze nieuwe OV-campuspartner Railforum een rondje over de afdeling. Hierin besteed ik niet alleen aandacht aan BHV-zaken, maar ook is het een mogelijkheid om aan te geven welke spullen waar liggen en hoe wij werken met z’n allen zo samen op de OV- campus.
Daarna is er ruimte voor mijn to-do’s. Eén daarvan is bijvoorbeeld het sturen van een bericht naar de medewerkers van DOVA om ze te laten weten dat er volgende week een persoon van onze ICT-partij aanwezig zal zijn op kantoor en dat men zich in kan schrijven om gebruik te maken van dit spreekuur. Ook maak ik nog een melding in de portal van de verhuurder om te laten kijken naar het slot in het damestoilet dat aanloopt en waar we graag iemand naar willen laten kijken.
Ik bekijk de zaalreserveringen voor de aankomende dagen en bekijk ook vandaag of er nog lunches of borrels in de planning staan. Zo ja, dan bestel ik de lunches en ik kijk in de voorraad of er nog een bestelling geplaatst moet worden voor de eventuele borrels. We verzorgen geen uitgebreide borrels. Borrels op de OV-campus bestaan uit fris en alcoholvrije drank en we leveren ook borrelnoten, chipjes en snackjes.
Omdat ik op kantoor werk is het mogelijk voor collega’s die ook aanwezig zijn om bij mij langs te lopen en snel even verzoekjes te doen. Dit sociale aspect aan het op kantoor werken vind ik heel fijn. Hierdoor voel ik mij echt onderdeel van de OV-campus. Ondanks dat ik zelf niet betrokken ben bij het inhoudelijke gedeelte van het werk, dat mijn collega’s doen voor het OV in Nederland, voelt het door hen te kunnen helpen toch alsof ik ook daar mijn steentje aan bij mag dragen.
Om 17/17.15u sta ik weer klaar om mijn dag af te sluiten. Na het rondje over de OV-campus om te kijken wie er nog aan het werk is, schuif ik mijn naam op het BHV-teambord weer op afwezig en sluit ik de voordeur van onze 3e verdieping om naar huis te gaan.
Vrijdag
Het lukt om om 8u op kantoor te zijn. Ik weet dat het vaak rustig is op vrijdag op kantoor dus het ziet er naar uit dat ik lekker aan wat klussen toe ga komen vandaag. Ik schuif bij binnenkomst mijn naam weer op aanwezig op het BHV-teambord en ga rustig beginnen met opstarten. Ik zet mijn laptop neer en doe de schermen bij de ingang aan. Dit zijn ‘narrowcasting’- schermen. Op deze schermen tonen we onder anderen de planning van de dag, zodat iedereen kan zien waar een desbetreffende vergadering plaats zal vinden. Ik heb dan gelijk ook een idee van hoe druk het gaat zijn vandaag met vergaderingen en start de koffieapparaten ook op, op basis van de bezetting van de OV-campus.
Op de vrijdag bezet ik de receptie. In de tijd tussen receptietaken door, doe ik mijn eigen werk. De receptie draagt zorg voor onder andere de afwas, lunch preparatie, zaalreserveringen, beheer van de algemene inboxen, schoonmaak en vulling van de koffieapparaten, opmaken van de narrowcasting, plaatsen van zaalbordjes bij de vergaderzalen, kantoorartikelen (voorraad en aanwezigheid in dozen in de zalen).
Ongeveer 1x in de 2 weken doe ik de was van al onze thee-/hand- en vaatdoeken. Zo ook deze ochtend, doe ik de doeken in de was. Niet vergeten om ze later weer op te halen en op te hangen. Ze kunnen dan lekker drogen over het weekend en maandag weer in gebruik genomen worden.
Er zijn 2 vergaderingen vandaag waarvan 1 met lunch. Ik bespreek wanneer en waar ze de lunch willen nuttigen met degene die de vergadering voorzit en noteer dit voor later om het uit te voeren. De lunches worden vaak om 11u bezorgd dus tegen die tijd is de informatie weer van belang.
Zodra alle genodigden binnen zijn en aan het vergaderen zijn, kan ik naar mijn BHV-plan kijken. Ik moet alle zaken die we hebben opgepakt en uitgevoerd in 2024 toevoegen aan het plan voor 2025. Daarnaast zullen we in augustus/september van 2025 de vierde verdieping gaan toevoegen aan de OV-campus. Dit houdt in dat er ook voor de BHV-organisatie het nodige aan extra werk en BHV-middelen bij komt.
Het goed vormgeven van een BHV-organisatie over 2 afdelingen vergt nog het nodige denkwerk. De afspraak met BIJ12 – de organisatie waar wij de 3e verdieping mee delen – staat al gepland. BIJ12 beslaat verdieping 0 en 3 van ons pand aan de Leidseveer, waarbij de 3e verdieping een vergadercentrum betreft. Ik ga bij hen te rade over een mogelijke inrichting van de onze BHV-organisatie. Naast kennis bij onze ‘buren’ op te halen, worden we hierin ook bijgestaan door Crisicom – de organisatie die gevraagd is door de verhuurder van het pand om de BHV voor het gehele pand in goede banen te leiden.
In de middag bekijk of ik of er nog boodschappen en/of lunches besteld moeten worden voor aanstaande maandag. Dit is wel het geval, dus deze zaken maak ik in orde.
De algemene inboxen loop ik ook na en reserveer op basis van ontvangen verzoeken enkele vergaderzalen voor de komende periode op de OV-campus.
Aan het einde van de middag hang ik de was op en start ik het afsluiten van de OV-campus. Ik maak de koffieapparaten schoon met het schoonmaakprogramma van de automaten zelf. Ook alle afwas laat ik door de machine gaan om deze voor vertrek liefst ook nog op te kunnen ruimen. Ik vul terwijl ik wacht op het drogen van de afwas het overzicht van de vergaderingen die gepland staan voor maandag, zodat deze op de narrowcasting-schermen getoond kan worden. Ook hang ik per vergaderzaal het zaalbordje op, zodat men maandag gelijk kan zien wat er in welke zaal aan vergaderingen plaats vindt.
Nog een laatste rondje over de OV-campus om te checken of alle collega’s zijn vertrokken en alle apparaten uitstaan. Dan doe ik de lichten uit en schuif ik mijn naam weer op afwezig op het BHV-teambord. Met een klap valt de voordeur van de 3e verdieping dicht. Op naar het weekend!