In deze rubriek kijk je mee over de schouder van een DOVA-medewerker: wat houdt zijn/haar werkweek in, aan welke overleggen wordt deelgenomen en wat wordt daar besproken? Deze keer: de week van Annemarie den Toom, beleidscoördinator Bedrijfsvoering/Communicatie.
De 3e week van september 2024
Als beleidscoördinator Bedrijfsvoering/Communicatie maak ik deel uit van het team OV-basis van DOVA. Dit team zorgt ervoor dat de werkorganisatie DOVA in de basis draait. Team OV-basis heeft veel taken en aandachtsgebieden. Denk aan de organisatie van Samenwerkingsverband DOVA, zoals het contact met alle leden en het organiseren van de ALV. Ook de bedrijfsvoering, de financiën, inkoop, ICT, personeelszaken en communicatie vallen onder de verantwoordelijkheden van mijn team. Maar denk ook aan het welkom heten van alle gasten die wekelijks op de OV-campus komen, het bemensen van de receptie, het op orde houden van de vergaderzalen, zorgen dat de koffiemachines het doen, facilitaire zaken, officemanagement etc.
In mijn rol hou ik me voornamelijk bezig met de financiën, inkoopzaken, huisvestingszaken, communicatie (o.a. website en nieuwsbrief) en ben ik een van de organisatoren van de Dag van het OV. Ook maak ik deel uit van het MT van DOVA in de rol van secretaris.
Deze week heb ik me met verschillende dingen beziggehouden, wat de werkweek mooi afwisselend maakte.
- Met een aantal collega’s vanuit vervoerders/overheden/ministerie/reizigersorganisatie zijn we de contouren aan het uitwerken van een landelijk OV imagoprogramma. Deze week hadden we weer een werksessie. De voorbereidingen en het begeleiden van deze sessie heb ik samen met onze directeur en OV-NL opgepakt.
- Wekelijks overleg ik met mijn collega financiën over de gang van zaken met betrekking tot onze boekhouding en issues/vragen die spelen en houden we de jaarplanning scherp.
- Om onze leden via de ALV op de hoogte te houden van onze activiteiten rapporteren we een aantal keer per jaar. Deze periode leggen we de hand aan onze najaarsrapportage (over de maanden januari-september). Ik ben de aanjager hiervan en zorg ervoor dat iedereen tijdig zijn/haar input aanlevert en dat er uiteindelijk een kloppend geheel komt. Deze week heb ik ook mijn eigen aandeel voor de rapportage aangeleverd. Met mijn collega financiën en ons boekhoudkantoor zorg ik er verder voor dat de financiële cijfers er ook correct in komen te staan, zodat de rapportage uiteindelijk op tijd klaar is voor de ALV eind van het jaar.
- Samen met mijn mede-organisatoren (vanuit DOVA, CROW en Toekomstbeeld OV) hebben we een eerste overleg/brainstorm gehad over de Dag van het OV 2025 (3e maandag van juni, zet het in je agenda!). We hebben ontzettend veel zin om te starten met de voorbereidingen en er weer een geweldige dag van te maken.
- De rest van mijn werkweek vulde zich verder met het voorbereiden van onze 2-wekelijkse MT-vergadering en de vergadering zelf (met daaruit voortvloeiend de nodige actiepunten), het voorbereiden van onze MT-heidag op 30 september, het opstarten van de komende DOVA Nieuwsbrief en nog diverse andere werkzaamheden.
Tot zover mijn werkweek op hoofdlijnen! Hopelijk vond je het leuk om een inkijkje te krijgen in mijn werkzaamheden als beleidscoördinator bij team OV-basis van DOVA. Het stokje voor deze rubriek draag ik over aan een van mijn collega's bij DOVA.
